QSys DOK - Dokumentmanagement

Im Zeitalter der digitalen Datenhaltung ist es für Unternehmen unabdingbar, Daten und Informationen zielgerichtet zu speichern um später schnell und effizient darauf zugreifen zu können.

QSys® DOK - Software für das Dokumentenmanagement (DMS)

Die Software DOK für das rechnergestützte Dokumentenmanagement ist Bestandteil des QSys® - Softwaresystems. Die realisierten Funktionen dienen der Erfassung, Fortschreibung, Abbildung des Lebenszyklus und der firmenweiten Veröffentlichung eines jeden beliebigen Dokumentes. Es dient als ergänzender Bestandteil zu PPS-/ERP-, CAQ-, CAD-, … Systemen beliebigen Firmengrößen bei der Bewältigung der papierlosen Dokumentation interner Geschäftsprozesse. Das Produkt ist in zwei von einander getrennte Funktionsebenen gegliedert:

  • DOK - Verwaltung und Verteilung von Dokumenten
  • DOK-Viewer - Web 2.0 basierende Veröffentlichung der Dokumente


Die QSys® DOK bedient alle Funktionen zur strukturierten Planung von Dokumenten, deren Erstellung, Bearbeitung, Freigabe, Verteilung, der Fortschreibung aller Aktionen in Historien bis zur Archivierung und der erforderlichen Überwachung von Terminvorgaben. Alle Daten und Ergebnisse werden in einer SQL-Datenbank gespeichert.

Es bestehen keine Einschränkungen zum Dokumententyp. Gleichberechtigt können Dokumente der Geschäftsleitung, wie Vorlagen von Geschäftspapieren, fertigungsorientierte Dokumente wie Artikelstammblätter oder werbliche Schriften geführt werden. Die verwendeten Dateitypen sind nicht eingeschränkt. Als Grundlage für die Erstellung dieser Dokumente können beliebige Softwareapplikationen, wie MS Word, Excel, Coral Draw, AutoCAD, ..., verwendet werden.

Für das strukturierte Erfassen der Dokumente dienen prozess- und organisationsorientierte Funktionen. Erstere werden unterstützt durch die beliebige Anzahl von Ebenen ähnlich einer Explorerstruktur und dienen dem Anlegen von Dokumentgruppen. Jeder Dokumentgruppe können endlich viele Dokumente zugeordnet werden. Zweitere werden durch das Einrichten von Geltungsbereichen, Zielgruppen und den zugeordneten Nutzern unterstützt.

Das Festlegen von Verteilerlisten ermöglicht sehr effizient die kontrollierte und wiederholbare Verteilung von Arbeitsständen zur Beurteilung von Dokumenten, für die Freigabe und die Verteilung freigegebener Dokumente. Per Mail werden Nutzer über Vorgänge informiert. Fristen wachen über Störungen im Ablauf bzw. über die Laufzeit von Dokumenten.

Historien über alle Aktionen zu jedem Dokument bilden deren Lebenszyklus ab. Zusätzlich werden Historien über Aktionen wie Statuswechsel und das Verteilen geführt.
Zeitliche Vorgaben zur Erfüllung von Aufgaben listet die Termin- bzw. ToDo-Liste. Überschreitungen von Vorgaben sind hervorgehoben dargestellt und werden durch automatisch generierte Mails unterstützt. Zusätzlich werden Laufzeiten über die Gültigkeit für freigegebene und archivierte Dokumente überwacht.

Der QSys® DOK-Viewer realisiert die firmenweite Darstellung aller Dokumente mittels Internet-Browsertechnologie. Dieser realisiert das Darstellen der aktiven Dokumentenstruktur. Unter Berücksichtigung der Nutzerrechte listet er alle vorhandenen Dokumente auf und ermöglicht das Lesen. In Verbindung mit dem Produkt QSys® SRV erfolgen die Verwaltung der Nutzerrechte, die dem Nutzer zugeordnete Sprache und alle nutzerbezogenen Einstellungen.

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